[기자수첩] 클라우드 형 근태관리 시스템이란

출처 = Shiftee

노동 개혁 관련법 시행에 맞춰, 지금까지의 근태관리 방법의 수정을 생각하고 있는 기업도 많다고 생각한다.

법률에 따라서 근태관리를 하기 위해서는, 클라우드 형 근무관리 시스템이 큰 도움을 준다.

본 기사에서는, 클라우드 형 시스템 도입의 장점과 클라우드 형 근태관리 시스템을 선택하는데 있어서 중요한 포인트를 전하고자 한다.

부디, 참고해주길 바란다.

왜 클라우드 형 근태관리 시스템이 주목받고 있는가

최근, 노동 개혁의 목소리가 높아지고 있는 가운데, 조직 내에서 노동자가 최대의 퍼포먼스를 내기 위해, 그 노동 방식도 다양화 되고 있다. 탄력 근무제나 선택 근무제를 필두로 하여, 일하는 장소나 시간도 유연하게 대응하는 기업이 늘고 있다.

노동 방식의 유연도에 맞춰, 근태관리도 그 유연성을 요구받고 있다.

이때까지의 노동 방식이었다면, 타임 카드나 출근 명부 등의 출근 시각을 수기로 작성하는 방법이라도 문제 없이 근태 관리가 가능했을 지 모르나, 나날이 노동 방식이 복잡화되고 있는 지금은 사원의 출근, 퇴근 시간 데이터의 집계나 관리에 시간과 비용이 든다.

또한, 잔업시간을 정확히 파악하는 것이 요구되는 현재, 타임 카드나 출근 명부으로는 매 월 잔업 시간을 관리하는 것이 힘들고, 나라에서 정해져 있는 잔업 시간을 대폭 상회할 리스크도 있다.

근태관리에 드는 시간과 비용은 관리 측만의 이야기가 아니다.

영업 때문에 출장을 하는 사원이 많은 기업 같은 경우, 일부러 출근 시간과 퇴근 시간을 수기로 기입하기 위해 회사에 나와야만 하는 등, 현장에서도 쓸데없는 변수를 발생 시킬 가능성도 있다.

이와 같이, 종래의 근태관리 방법으로는 전부 커버할 수 없는 노동 방식의 변화에 대응하는 것, 그리고 관리 업무를 더 효율적으로 높은 생산성을 낼 필요성으로부터 근태관리 방법의 변경을 검토하는 기업이 늘고 있다.

클라우드 형의 근태관리에서는 잔업시간의 파악이나, 유연한 노동 방식에 대응한 기입, 출퇴근 데이터 관리의 효율화 등, 새로운 시대에 대응한 기능이 설비되어 있어, 주목할 근태관리 방법으로써 검토되고 있다.

클라우드 형 근태관리 시스템의 장점

법률에 따른 근태관리가 가능하다

노동 개혁 관련법의 내용으로, 종업원의 장시간 노동의 개선과 연차 유급 휴가의 취득 의무화 등이 있다. 그 외에도 유연 근무제에 관한 내용 등, 종업원의 근태에 관한 것이 많고, 이 노동 개혁 관련법에 따른 근태관리의 정비가 빠르게 이루어져야 할 것이다.

예를 들면, 노동시간의 초과나 기입 누락이 있는 경우에 알람이 울린다던지, 규정의 노동시간을 넘으려고 하는 경우에 사전 통지가 온다던지 하는 기능이 사용 가능하다.

또한 클라우드 형의 근태관리 시스템 같은 경우, 법 개정이 생길 때 마다 시스템 제공 회사 측에서 기능 업데이트를 하기 때문에 법 개정에 빠르게 대응할 수 있다.

시간이나 비용 삭감이 가능하다

이때까지의 타임 카드를 활용한 근태관리 시스템에 비해, 클라우드 형 근태관리 시스템은 여러가지 코스트 삭감을 실현할 수 있다.

사원수가 20명, 30명을 넘는 규모의 근태관리를 할 경우, 월말 마무리 작업이나 급여 계산에 많은 시간을 할애할 것이다.

또한, 그 날 그 날 결근이나 지각, 조퇴, 출장 후 바로 퇴근 등의 관리가 제대로 되지 않을 것이고, 그것을 월말에 확인해서 급여에 반영하려고 하면 인사담당자는 심리적 압박을 받을 수 밖에 없다.

이와 같이 월말에 집중해서 사원의 근태 상황을 수집하는데 들이는 시간이나 변수를 생각하면, 1명 당 3,000원 전후로 이용할 수 있는 클라우드 형 근태관리 시스템을 도입하는 쪽이 코스트 면에서 더 싼 경우가 많다.

사원의 기입 뿐만 아니라, 관리 업무도 멀티 디바이스 대응

이때까지는 타임 카드에 의한 기록이 주류였기 때문에, 타임 레코더가 설치되어 있는 사무실에 출사를 하지 않는 이상 기입하는 것은 불가능했다.

또한, 타임 카드는 부정 기입이 일어날 리스크가 높고, 컴플라이언스가 중시되는 현대 사회에서는 정확한 근태 관리를 하는 것이 요구되고 있다.

클라우드 형 근태관리 시스템에서는 사원의 PC, 스마트폰, 노트북, IC 카드 등 여러가지 디바이스로 기입을 하는 것이 가능하기 때문에, 정확하게 실시간으로 근태관리를 실현할 수 있다.

또한, 원격 근무나 출장이 많은 종업원의 기입에 있어서도, 스마트폰이나 노트북의 위치 정보 서비스를 활용하여, 부정 기입을 방지할 수 있는 클라우드 형 근태관리 시스템이 늘어나고 있다. 그 중에는, 스마트폰의 사진 기능을 활용해서 얼굴 사진을 촬영해 기입을 할 수 있는 시스템도 있다.

관리자의 업무에 관해서도, 이때까지는 PC로 관리자 페이지에 로그인을 하거나, 신청서를 확인해서 날인을 하는 등 시간과 비용이 많이 들었었지만, 스마트폰이나 노트북으로 시간과 비용을 들이지 않고 간단하게 조작하는 것이 가능하다.

급여 계산과의 연계가 매끄럽다

클라우드 형 근태관리 시스템이라면, 사원의 근태 데이터를 관리자 어카운트로부터 일괄해서 확인하는 것이 가능하다. 또한, 기업에서 이용하고 있는 급여 계산 소프트나 시스템과의 연계가 간단하게 이루어진다.

담당자에게 있어서 월말, 월초의 근태관리와 급여 계산에 할애했던 일련의 업무를 간단하게 끝내는 것이 가능하기 때문에, 큰 폭으로 변수를 삭함할 수 있을 것이고, 노동 개혁을 위한 한 수가 될 수도 있다.

근태관리 시스템은 시프트 관리도 할 수 있다

많은 클라우드 형 근태관리 시스템에 시프트 관리기능이 포함되어 있다.

클라우드 형 근태관리 시스템은 스마트폰이나 노트북의 어플을 활용한 서비스이기 때문에, 사원이 희망하는 시프트를 어플 상에서 입력하면, 시프트에 필요한 인수나 사원의 능력을 고려한 후에 시프트 작성을 자동으로 진행 시켜준다.

이때까지는 메일이나 서면으로 사원이 희망하는 시프트를 청취해서, 엑셀을 활용해 시프트표를 작성했떤 업무를 클라우드 형 근태관리 시스템을 활용하는 것으로 효율화 할 수 있다.

그렇기 때문에, 원래 담당자가 해야했던 점포나 사업소 업무에 전념할 시간을 늘리는 것이 가능하다. 또한 갑자기 결원 등이 발생한 경우도, 사원에게 알람이 가는 기능 등을 활용해서 대응하는 것이 가능하다.

시프트제의 근무 형태의 근태관리는 실질 노동시간이나 휴게 시간 등 계산이 복잡하기 때문에, 클라우드 형 근태관리를 활용했을 때의 장점 실현화 확률이 매우 높고, 더해서 시프트 관리가 가능한 서비스라면, 담당자에게 있어서는 일석이조의 서비스이다.

클라우드 형 근태관리 시스템을 선택하는데 있어서 중요한 포인트

관리 측, 이용하는 측, 양자에게 사용하기 쉬운가

근태관리 기능에 한정하는 것이 아니라, 시스템을 도입할 때에는 사용하기 쉬운가도 중시할 필요가 있다.

고도의 기능이 탑재되어 있으면 무조건 좋은 것이 아니라, 완벽하게 사용할 수 없다던지, 불필요한 기능이 탑재되어 있다던지 하면 의미가 없다.

또한, 종업원 입장에서 서비스가 사용하기 어려운 경우도 있다. 시스템 선정을 할 때에는, 실제로 이용하는 사람의 목소리를 듣는 등, 누구나 사용하기 쉬운 서비스인지 아닌지도 확인하는 것이 중요하다.

근태관리 시스템에는 무료 체험 기간을 준비해두는 시스템이 많기 때문에, 이것을 잘 이용해서 자사에 맞는 서비스인지 아닌지 파악하는 것이 좋을 것이다.

급여 계산 등, 관련 업무와의 연계가 가능한가

근태 관리 뿐만 아니라, 급여 계산 등 여러가지 업무나 시스템과 연계 할 수 있는 것이 많다.

그렇기 때문에, 이 시스템에서는 어떠한 것이 가능한가, 기존의 시스템이나 업무와 어떻게 연계되는가와 같은 점도 확실히 확인할 필요가 있다.

이용요금은? 초기 도입 비용, 월 요금도 체크

사용자 당 월 비용이나, 초기 도입 비용 등이 기업에 따라 다르다.

예를 들면, 이용하는 인수에 따라 요금이 달라지는 경우도 있고, 같은 클라우드 형 근태 시스템이라도, 초기 도입 비용이 드는 경우와 그렇지 않은 경우가 존재한다.

근태 시스템의 도입에 의해 기대할 수 있는 코스트 삭감 효과와 가성비도 확실히 고려하면서 검토할 필요가 있다.

사후 관리가 충실한가

시스템은 도입하는 것 뿐만 아니라, 도입 후의 사후관리가 중요하다.

도입 후에 트러블이 발생한 경우나 조직 변경 등이 있는 경우 금방 대응해줄 수 있는 관리 체제가 정비되어 있는가에 대해 착목해, 서비스를 검토할 필요가 있다.

끝으로

노동 개혁 관련법이 여러 차례 개정을 반복해 오며, 이때까지보다 더 정확한 근태관리가 요구되고 있다.

지금까지의 서면이나 타임 카드를 사용한 관리 방법에서는 법률에 따른 근태 관리를 진행하는 것이 어려웠을 것이다.

또한, 인사담당자의 업무 변수를 삭감할 수 있는 툴로써도, 클라우드 형 근태관리 시스템은 도움이 될 것이다.

클라우드 형 근태관리 시스템은 각 서비스 별로 특징이나 요금이 다르기 때문에, 자사의 취업 형태에 맞는가, 종업원이 사용하기 쉬운가를 정확히 파악할 필요가 있다.

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