[기자수첩] 소규모 기업에게 추천할 수 있는 근태관리 시스템은? (下)

출처 = 가비아

근태관리 시스템의 도입이 가져오는 장점

시간과 비용의 삭감

근태관리 시스템의 도입은 시간과 비용의 삭감에 이어진다.

지금까지 수작업으로 해왔떤 근태 정보의 수집이나 유급 휴가의 관리 등을 시스템으로 진행하는 것이 가능하기 때문에, 시간과 비용의 삭감으로 이어질 것이다.

또한, 서류로 신청 등을 하는 경우, 인쇄비 등의 비용도 든다. 하지만, 시스템의 도입으로 인해 페이퍼리스로 이어져 비용 삭감할 수 있을 것이다.

소규모 기업에게 무료로 근태관리 시스템을 제공하는 곳도 존재하며, 시스템의 도입비용이 들지 않는다는 것은 소규모 기업을 운영하는 창업자에게 있어 부담을 크게 줄여줄 것이다.

법 개정에 대응할 수 있다

지금까지 법 개정을 할 때마다 대응해 왔던 것도, 근태관리 시스템 도입에 의해 자동으로 대응할 수 있도록 될 것이다.

법에 관해서는 충분히 이해해, 준수하지 않으면 법령 위반으로 벌칙을 받을 가능성이 있다. 법 개정의 내용을 시스템으로 자동 대응 해준다면 인사담당자의 심리적 부담의 경감으로 이어질 것이다.

앞으로, 노동의 다양화에 의해 각각 다른 대응이 필요할 경우가 늘어날 것이기 때문에, 더 법 개정의 대응이 어려워질 것이다.

다른 시스템과 연계할 수 있다

근태관리 시스템에 따라서는, 다른 시스템과 연계하는 것이 가능한 것도 있다.

예를 들면, 급여 계산 시스템과 연계를 하는 것이 가능하다면, 근태관리 뿐만 아니라 급여 계산도 자동으로 할 수 있게 된다.

다양한 시스템과의 연계에 의해, 근태관리 이외의 인사 업무까지 자동으로 관리하는 것이 가능할 것이다.

근태관리 시스템 선택 방법

위와 같은 장점은 파악하고 있지만, 근태관리의 도입을 망설이는 벤처 기업은 많이 존재한다. 그 원인 중 하나로, “어떻게 고르는 것이 좋을지 모른다”가 있다.

자사의 기업 규모, 노동 방식에 맞는가

벤처 기업 등의 소규모 기업은 관리해야 하는 종업원 수가 적은 경우가 대부분이다.

시스템에 따라서는, 월 요금이 이용자 수에 따라 변동하는 것, 기능에 의해 변동하는 것 등 여러가지가 있다. 자사의 기업 규모에 맞는 시스템을 고르도록 해야 할 것이다.

또한, 벤처 기업 등은 재량 근무제나 탄력 근무제를 도입하고 있는 기업도 많다.

자사의 노동 방식에 대응하는 시스템을 도입하도록 해야 할 것이다.

비용이 적절한가

소규모 기업은 자금을 많이 들이지 않고 근태관리 시스템을 이용하고 싶다고 생각하는 경우가 많을 것이다. 시스템에 따라서는, 완전 무료로 계속 사용할 수 있는 것도 있다.

하지만, 가격이 싼 측면만 보고 도입하게 된다면, 사용하고 싶었던 기능을 사용하지 못한다는 등의 문제도 발생해 버릴 가능성이 있기 때문에, “예산이 얼마 정도인가” “필요한 기능이 무엇인가”를 명확하게 해서 시스템을 선정할 필요가 있다.

무료 근태관리 시스템은 기능제한이 있다. 무료로 근태관리 시스템을 사용하는 것도 가능하지만, 기능제한이 있다는 것에 주의할 필요가 있따. 예를 들면, 이용할 수 있는 인수에 제한이 있거나, 이용할 수 있는 기능에 제한이 있거나, 데이터의 보존기간에 제한이 있거나, 서포트 기능에 제한이 있는 등 일반적으로 이와 같은 제한이 있는 경우가 많다.

클라우드 형 or 온프레미스 형

근태관리 시스템에는, 인터넷 접속에 의해, 시스템을 이용할 수 있는 클라우드 형과 전용 시스템을 개발, 구축해서 이용할 수 있는 온프레미스 형이 있다.

각각 장점과 단점은 다음과 같다.

소규모 기업이라면, 온프레미스 형보다는 클라우드 형이 저 코스트로 사용하는 것이 가능하기 때문에, 추천하는 근태관리 시스템이다.

클라우드 형 근태관리 시스템에 대해서 더 자세히 알고 싶은 분은 아래에 있는 링크를 클릭하길 바란다.

서포트 체제가 있는가

벤처 기업은 대기업에 비해, 디지털화나 DX화가 진행되어 있지 않은 기업이 많다. 그렇기 때문에, 디지털에 익숙하지 않은 사람들도 있을 것이라 생각된다.

그러한 분들을 위해 사용하기 쉬운 근태관리 시스템을 도입하는 것은 물론, 서포트 체제가 있는지도 고려해야만 한다.

도입 전 뿐만 아니라, 도입 후까지 서포트 해줄 수 있는가, 전화 대응은 해주는가 등 제대로 된 서포트 체제가 있는 시스템을 고르는 것에 의해, 효과적인 운용을 할 수 있을 것이다.

다른 시스템과 연계할 수 있는가

이미 도입하고 있는 시스템, 향후 도입할 가능성이 있는 시스템과 연계할 수 있는가는 매우 중요한 포인트이다.

연계할 수 없는 시스템을 도입해버리면, 급여 계산 시스템을 도입한다 하더라도, 근태관리 시스템과 연계할 수 없기 때문에, 근태관리와 급여계산은 따로 관리해야만 하는 상황에 놓이기 때문에, 큰 폭의 시간, 비용 삭감에는 이어지지 않는다.

어떤 시스템과 연계가 가능한지를 조사한 뒤에 선택하는 것이 좋을 것이다.

끝으로

물론 유료 근태관리 시스템 쪽이 사용할 수 있는 기능은 많지만, 소규모 기업은 무료 근태관리 시스템이라도 효과적으로 활용할 수 있을 가능성은 충분히 있다.

자사에 필요한 기능은 무엇인가를 명확히 하고, 시스템 선정을 할 필요가 있다

근태관리는 종업원이 늘 때 마다, 법 개정이 진행될 때마다 부담이 되는 업무이다. 근태관리 시스템을 도입해, 지속 가능한 기업에의 첫 걸음을 떼보는 것은 어떠한가.

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