[기자수첩] 소규모 기업에게 추천할 수 있는 근태관리 시스템은? (上)

출처 = 가비아

근태관리나 급여 정산 등의 업무에 쫓겨, 바쁜 매일을 보내고 있는 벤처 기업 인사담당자 분들은 많을 것이라 생각한다.

비용 측면에서 보더라도, 대기업에 비해 벤처 기업이  근태관리 시스템을 도입하고 있는 비율은 낮다.

하지만, 최근 기업의 DX나 노동 개혁이 진행됨에 따라, 이때까지 사용했던 근태관리 카드나 엑셀 관리가 아닌 근태관리 시스템의 활용을 시작하는 벤처 기업도 늘어나고 있다.

이번에는 소규모 기업에 도움이 될만한 근태관리 시스템 소개나 근태관리 시스템의 선택 방법에 대해서 설명하려 한다. 본 기사가 근태관리 업무의 DX를 추진하는 계기가 되기를 바란다.

벤처 기업에 끌어 안고 있는 근태관리에 관한 과제

근태관리 시스템을 도입하지 않은 기업의 인사담당자 분들은 근태관리에 대해 다음과 같은 과제를 끌어 안고 있을 것이라 생각된다.

시간과 비용이 든다

타임 카드나 출근 명부 등으로 근태관리를 하고 있는 기업은 종업원 수가 늘어날 때마다 시간과 비용이 든다.

실제로, 연말 조정을 예를 들면, 서면으로 각종 서류 작성, 배부, 회시를 하고 있는 벤처 기업은 53%나 됐다. 실제로 중소기업의 47%만이 회계 또는 전사적자원관리(ERP) 프로그램을 사용 중이며, 과반수는 여전히 수기 중심으로 업무를 처리하는 것으로 나타났다.

또한, 연말 조정에 걸린 시간도 약 50%의 중소기업이 5시간 이상 걸린다는 현황이 존재한다. 인사 업무에 시간이나 비용이 들게 되면, 경영 전략에 대비하지 못하는 등의 과제도 생기게 된다.

법령 준수가 어렵다

근태에 관한 법률이 개정되는 경우도 있다.

수작업으로 근태 관리를 하는 경우, 법 개정이 될 때마다 대응해야 하는 근태관리 방법의 변경이 필요하게 된다. 2018년에 근로노동법이 개정되면서 주 52시간 근무제가 도입됐다. 2018년 당시 주 52시간 근무제 도입의 대상이 된 기업은 300인 이상 기업 뿐이었지만, 2020년에는 50~300인 미만 기업, 그리고 2021년 하반기에는 50인 미만 기업까지 주 52시간 근무제가 시행되게 되었다. 즉, 2021년 하반기부터 국내 모든 기업들이 주 52시간 근무제를 준수해야만 하는 상황이 되었다.

그리고, 도입된 것이 유연근무제이다. 단축된 근로시간(52시간)에 대해 유연적으로 근무시간과 장소를 관리할 수 있다는 점과 코로나 19 상황으로 인하여 모든 방식들이 점점 비대면으로 바뀌게 되었다. 유연근무제의 유형은 다음과 같다.

그리고, 기존 ‘2주 이내’와 ‘3개월 이내’ 단위로 운영할 수 있었던 탄력근무제는 최대 ‘6개월 이내’ 단위까지 확대하여 운영할 수 있게 되었다. 탄력근무제 운영 단위 기간이 확대됨에 따라 근로일 간 근로자 11시간 연속 휴식 부여 및 임금 보전 방안 신고 의무 등도 함께 규정되었다.

이어, 근로자가 자율적으로 근로시간을 선택하여 근무할 수 있는 선택적 근로시간제에 대해, 연구 업무개발업무(R&D)에 한해 선택적 근로시간제 운영의 근로시간 1개월 산정기간을 3개월로 확대하였다.

더불어, 2021년부터 시행된 주52시간 근무제의 보완 입법으로 일부 유연근무제의 근로기준법 개정안이 국회에 통과했다. 탄력적 근로시간제 운영 단위기간 및 선택적 근로시간제 산정기간 확대는 국회에 통과하고 3개월 후에 공포되었다.

주 52시간 근무제와 더불어 2020년에 휴가관리에 있어 큰 영향을 준 연차 개정안과 법정공휴일 유급휴일 적용 근로기준법이 시행되었다. 2020년부터 시행된 연차개정안의 가장 큰 특징은 입사 1년 미만 근로자의 연차 유급휴가 만료시점 변경(발생일로부터 1년->입사일로부터 1년 이내)과 연차사용촉진제 대상 적용(2020년 개정 이전에는 적용 대상에서 제외)이다.

더불어 일반기업의 경우 법적으로 유급휴일로 보장받을 수 있는 휴일에 대해서는 근로자의 날과 주휴일이었지만, 2020년 1월 1일부터는 법정공휴일에 대해 유급 휴무가 적용되고 있다. 법정공휴일 유급휴무 적용은 2020년에는 300인 이상 기업을 대상으로 했지만, 2021년부터 30인 이상~300인 미만의 일반 기업을 대상으로 시행됐다.

이와 같은 개정은 앞으로도 있을 것으로 예상되며, 법 개정이 있을 때마다 내용을 인지해서 대응하는 것은 꽤나 코스트가 드는 업무라고 말할 수 있다.

근태 관리의 속인화

타임카드나 출근 명부로 근태관리를 하는 경우, 그 업무를 할 수 있는 사람은 한정되고 만다. 벤처 기업에 있어서는, 인사 업무를 1명이서 하고 있는 기업도 많다.

만약, 근태관리를 하고 있는 사람이 퇴직해버리는 경우, 업무의 인수인계가 어렵게 될 가능성이 있다.

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